¿Qué es Formstack?

Formstack es una herramienta que te permite recolectar información de tus clientes o posibles clientes mediante formularios. Estos formularios los puedes integrar a tu  pagina web o los puedes enviar a tu cliente en un correo electrónico.

Tal vez esto te suene similar a Google Forms o Typeforms, es verdad, se parecen pero no iguales.

La gran diferencia y ventaja de Formstack frente a otros servicios similares es que este te permite procesar la información de los formularios. Es decir, no sólo captura información por formularios, también puede usarla para crear documentos en PDF, generar flujos de trabajo, aceptar pagos y conectarlo a otros servicios.

Formstack empezó como una herramienta de formulario y ahora tienen dos soluciones adicionales que nos ofrecen. El primero es Formstack Documents o su nombre anterior Webmerge. Tal vez te suene el nombre, lo que pasó es que Formstack compró Webmerge el año pasado para incluirlo en su lista de soluciones. El segundo es Formstack Sign antes conocido como InsureSign. Hablaremos de estas dos soluciones mas adelante.

¿Quién debería usar Formstack?

Cualquier persona o empresa que necesite recopilar la información de sus clientes de una forma rápida y que además quiera utilizar esa información para otro tipo de procesos como generación de documentos

Digo esto porque si sólo necesitas un formulario web para captar info mejor usa el formulario web de Pipedrive, Google forms o Typeforms. Son más económicos y tienen una mejor apariencia para el usuario final. Formstack está más orientado a empresas que necesiten automatizar sus procesos.

Para entenderlo mejor vamos algunos ejemplos

Ejemplo – Servicio de televisión por cable

Digamos que tienes una empresa de venta de servicio de cable. Tu proceso normal de venta es

• Tus clientes te llaman para pedir una cotización
• Cierras la venta
• Tus clientes tienen que llenar un formulario con sus datos personales para elaborar el contrato de servicio
• Le envías el contrato a tus clientes con sus datos personales para que lo puedan firmar.

Con este proceso necesitas que alguien de tu equipo se comunique con el cliente para pedirle su información personal y redactar el contrato, el cual luego se debe enviar al cliente para que lo firme.  Normalmente tus clientes no responden a la primera llamada y alguien tiene que revisar el contrato antes de enviarlo al cliente para evitar errores. Con lo cual firmar un contrato puede tomarle de 1 a 2 horas a tu vendedor. Lo cual es tiempo valioso que podría estar usar para seguir vendiendo.

Gracias a Formstack podemos reducir el tiempo y automatizar este proceso para evitar errores en el contrato.

• Proceso mejorado con Forstack.
• Después de cerrar la venta tu vendedor envía un correo a su cliente con el formulario donde debe llenar sus datos personales.
• Cuando el cliente completa el formulario le llega un correo con el contrato en formato PDF y con sus datos personales.
• Al vendedor le llega una copia del contrato firmado.

Un proceso que podría tomar de 1 a 2 horas, ahora se puede ejecutar en minutos y sin errores.

También puedes usar Formstack para enviar formularios a tus clientes para que llenen una encuesta o crear un formulario especial para recibir las quejas de tus clientes.

Ejemplo -  Venta de alamas cotización en línea.

Digamos que tu empresa se dedica a vender alarmas para el hogar, has invertido mucho tiempo y dinero en marketing digital y recibes un número importante de visitas en tu página web.

Tu proceso actual es

• Tus clientes llenan un formulario pidiendo una cotización
• Tu vendedor recibe un correo con la solicitud genera la cotización y la envía por correo al cliente.

El problema que tienen muchas empresas con este proceso es que la respuesta al cliente no es lo suficientemente rápida y pierden cliente por falta de respuesta. Dependiendo del volumen de solicitudes el vendedor se puede demorar en responder o no responde porque está fuera de la oficina.

Veamos cómo podemos solucionar estar problema con Formstack

El nuevo proceso sería:

• Tus clientes llenan un formulario pidiendo una cotización
• A tu cliente le llega un correo de forma inmediata con la cotización solicitada y personalizada
• Al vendedor le llega una copia del correo con la cotización

Gracias a Formstack tus clientes pueden recibir una cotización de forma inmediata, en cualquier momento y sin errores. Y tus vendedores nunca perderán una oportunidad.

Formstack forms

Formstack forms fue el primero producto desarrollado por Formstack. Este te permite crear formularios fácilmente sin necesidad de saber escribir código. Puedes editar los formularios a tu medida puedes cambiar colores, tipo de letra, botones, etc.

Sus principales características son:

• Adjuntar archivos - Tus clientes pueden adjuntar archivos en los formularios por ejemplo, una copia de su documento de identidad.
• Repuestas dinámicas - Las preguntas o campos que veas en el formulario pueden cambiar de acuerdo tus respuestas. Si una pregunta de tu formulario es cual es modelo de tu auto, el formulario luego puede presentar preguntas particulares para cada tipo de modelo.
• Cobros en línea - Puedes generar un formulario que te permite cobrar dentro del formulario o el cliente pueda pagar con su tarjeta de crédito.
• Almacenar la información - Toda la información de tus respuestas las puedes almacenar dentro de Formstack o si deseas exportarlo a un servidor privado.
• Campos ocultos url - Los campos URL ocultos permiten que cada formulario sea único. Puedes crear un formulario general y adjuntar un campo oculto para las personas que llenen la información desde tu web. Y otro campo oculto para usuarios que lo llenan desde una landing page. Puedes diferenciar la información que se llena dentro de tu formulario para poder identificar campañas de marketing o identificar algún usuario en específico.
• Estadísticas - Puedes medir la efectividad de cada formulario e incluso hacer pruebas A/B

Funciones adicionales

Estas funciones se pueden contratar con un pago adicional.

• Portales - Puedes generar un portal web donde tus clientes o usuarios de tu equipo pueden completar los formularios.
• Flujos de trabajo - Digamos que creas un formulario para la revisión de desempeño de tu equipo. El usuario evaluado llena sus datos y comentarios acerca de su trabajo, luego su jefe puede revisar la información y agregar sus comentarios y pasarlo a recursos humanos. Luego el jefe de recursos humanos puede revisar y aprobar el reporte.

• Formstack Documents - Esta solución te permite crear documentos de forma automática usando la información recolectada en Formstack Forms o de cualquier otro formulario.
• Formstack Signature - Con esta solución puede enviar formularios o documentos para tus clientes los puedan firmar digitalmente.

Integraciones

Obviamente se puede integrar a Pipedrive, pero es una integración avanzada que tiene un costo adicional la cual no recomiendo. La integración sólo te permite crear negocios dentro de Pipedrive con la información de los formularios de Formstack.

Pipedrive ya tiene un formulario que puedes utilizar para generar negocios dentro del CRM y está incluido dentro de tu pago mensual. Si realmente quieres hacer una integración que genere valor y con más oportunidades de automatizar tus procesos te recomiendo utilizar Integromat y Formstack.

Con Integromat puedes programar que al cliente le llegue un correo con la repuesta del formulario, luego en Pipedrive crear una persona, actividad y negocio. Todo en un solo proceso.

Planes de Formstack

Formstack foms cuenta con 5 planes que empiezan en los 19 dólares al mes por empresa. Es decir, no te cobran por usuario, sólo tienes que contratar una cuenta por empresa. La Principal diferencia entre los planes es el número de formularios que puedes crear, respuestas y almacenamiento permitido.

Comentarios finales

Vamos cerrando esta publicación, Formstack es una herramienta que promete mucho gracias a su capacidad de crear documentos. Como ya lo había comentado antes, como herramienta de formulario es una buena opción, pero su gran ventaja es su capacidad de crear documentos en línea. Esto lo vuelve una herramienta potente para automatizar procesos donde tenemos que recopilar la información de nuestros clientes.

Aún tiene algunos detalles que mejorar en su plataforma, no es la más amigable del mundo, pero es una herramienta sólida y con muchas capacidades.

Lo hemos utilizado en varios proyectos para nuestros clientes y ha funcionado muy bien.